当老年人选择入住养老机构时，他们将自己的健康和生活托付给了这些机构，尤其是那些已经或正在逐渐失去自理能力的老年人，这赋予了机构一份重大而崇高的责任。为了履行这一责任，机构必须尽其所能，全心全意地照顾好每一位入住的老年人。为此，建立每位入住老人的个人档案是机构负责任的表现，也是现代养老机构管理规范化的基本要求。

个人档案指的是自老年人入住机构的第一天起，甚至包括入住前的家访信息，就开始记录详尽和客观的档案，直至老年人离开。在这一过程中，老年人的身体和心理健康状况及其变化、机构提供的服务水平和内容、与老年人及其家属的沟通情况、合同的变更以及其他重要事项，都应在档案中得到记录和保存。

随着计算机技术的进步，目前许多养老机构已经采用了管理系统来帮助建立和管理老年人的基础档案和健康档案。它们能够使养老机构更加高效和直观地管理老年人的信息。