在处理档案管理的问题时，我们需要从两个维度来考虑：形式和内容。在形式上，应以标准化的纸质文档作为基础，并配备相应的电子文档作为备份。纸质文档因其稳定性和可靠性，能够长期保存，并且具有更高的真实性，不易被篡改。特别是一些原始书证和物证，这些在电子文档中难以保存，而在解决纠纷，尤其是诉讼过程中，原始文件是至关重要的。而电子文档则提供了便于查阅和传输的优势。

然而，无论是纸质档案还是电子档案，它们的内容都应保持一致性。纸质档案的记录应采用打印或使用水笔书写，避免使用圆珠笔、铅笔等可能影响档案长期保存的书写工具。每位老年人的个人档案应当单独存放，确保其完整性和隐私性。

个人档案的内容应全面覆盖老年人的相关信息，包括但不限于以下几类：老年人的入住记录、健康记录、医疗档案等。具体包括：养老服务合同、老年人入住申请表、入住前的健康资料及个人健康和病史陈述、入住时的健康检测与评估报告、安全风险告知书、护理服务等级说明、收费标准、任何补充协议、入住房间物品清单、老年人及其亲属的身份证明和户口本的复印件（需核实无误）、家属或紧急联系人的姓名、联系电话、家庭住址、电子邮箱、微信账号、QQ号码等信息。